Vue d'ensemble
Qu'est-ce que Time-ECOS ?
Time-ECOS est une application web dédiée à la gestion complète des ECOS d'entraînement en médecine. Elle centralise tout le processus, de l'inscription des participants jusqu'à la restitution des résultats détaillés.
Pourquoi cette appli ?
L'an dernier, j'étais étudiant en FASM3 et j'ai dû me préparer aux ECOS, ces examens essentiels et classants du deuxième cycle des études médicales. J'ai participé aux entraînements organisés dans ma fac, et j'ai vite remarqué que mettre en place les séances demandait une logistique lourde et chronophage.
Je me suis alors demandé comment faciliter et améliorer l'organisation des ECOS d'entraînement pour multiplier les opportunités et offrir une meilleure expérience aux étudiants comme aux organisateurs.
Concrètement, l'application propose :
- Une gestion simplifiée des sessions : l'administrateur programme simplement la session, les participants s'inscrivent, et un algorithme attribue automatiquement les rôles de manière équitable. Les désistements sont gérés automatiquement par une liste d'attente.
- Un chronomètre intégré et synchronisé : plus besoin d'un tuteur qui siffle la fin de chaque phase, tout est automatisé.
- Un générateur de planning optimisé : il réduit le nombre de tuteurs nécessaires et leur permet d'alterner les rôles, y compris celui de médecin.
- Un suivi personnalisé des performances : chaque étudiant peut se situer par rapport au reste de la promotion, et peut analyser son évolution, identifier ses points à améliorer par domaine d'apprentissage et ainsi cibler son entraînement.
- Une analyse approfondie des stations : grâce au système de vignettes intégré, l'application collecte et analyse les données des stations pour affiner les critères d'évaluation et rendre les ECOS plus pertinents.
En résumé, j'ai conçu cet outil, au service des étudiants et des organisateurs pour fluidifier le processus et libérer du temps pour l'essentiel : l'apprentissage.
Les noms, prénoms, stations, horaires et résultats présentés sur cette page de présentation sont entièrement fictifs.
Nature de l'application
Application Web
Accessible depuis n'importe quel navigateur moderne, sur ordinateur, tablette ou smartphone.
Aucune installation requise pour une utilisation basique
Progressive Web App (PWA)
Installation possible sur smartphone ou tablette pour une expérience native complète.
- Notifications push
- Affichage plein écran
- Accès rapide depuis l'écran d'accueil
Pour les étudiants
Inscription aux sessions
Les étudiants s'inscrivent en quelques clics depuis leur tableau de bord et rejoignent une session au rôle souhaité.
Options d'inscription flexibles
Rôle flexible
Les participants s'inscrivent soit en tuteur, soit en étudiant, ou peuvent accepter qu'un rôle leur soit réattribué automatiquement en cas de manque de tuteurs.
File d'attente automatique
Une place se libère ? Le système attribue automatiquement la place au prochain étudiant en file d'attente, sans aucune intervention manuelle.
Options avancées
- Préférences horaires : Début ou fin de session selon disponibilités
- Préférences de rôle : Pour les tuteurs (PS ou Évaluateur)
L'administrateur peut adapter finement ces options aux pratiques et besoins de l'organisation.
Suivi en temps réel pendant la session
Chaque étudiant accède à son planning dynamique qui se met à jour automatiquement en cas de modification.
Chronomètre synchronisé
Un chronomètre centralisé remplace les sifflets traditionnels et assure la coordination parfaite entre toutes les salles.
- Signal sonore automatique à chaque changement de phase
- Affichage du temps restant en temps réel
- Synchronisation parfaite pour tous les participants
- Affichage possible sur tablette, PC ou écran mural
Consultation des vignettes
Chaque station peut être consultée directement depuis l'application, avec plusieurs formats disponibles.
Lien externe
Redirection vers une page web hébergée ailleurs avec envoi de paramètres de requête totalement paramétrables.
- Exemples concrets :
station=stationCode,slot=slotNumber,timeLeft=remainingSlotSeconds - Autres valeurs possibles :
phaseLabel,timerStartIso,currentDateFr…
PDF importé
Document PDF directement intégré et consultable
Vignette intégrée
Station créée directement dans l'application avec éléments interactifs
Résultats et progression
Après chaque session, les étudiants peuvent consulter leurs résultats détaillés et suivre leur progression.
- Grilles d'évaluation complètes avec feedback détaillé
- Notes par critère (ciblés et génériques)
- Graphiques de progression dans le temps
- Comparaison avec les sessions précédentes
- Tags thématiques (imagerie, communication, constantes vitales...)
- Classements optionnels (activables par l'administrateur)
Pour les admins
Création et configuration des sessions
L'administrateur configure tous les paramètres de la session depuis une interface intuitive.
Sélection automatique des participants
À la fin des inscriptions, un algorithme intelligent répartit automatiquement les participants selon plusieurs critères.
Principes de sélection
Équité : L'algorithme suit les affectations passées pour éviter qu'un étudiant soit toujours dans le même rôle. Il supprime aussi l'effet « shotgun » des débuts d'inscription en répartissant équitablement les places, même si les places pour les étudiants sont limitées.
Pénalités : Un absent non excusé reçoit un point de pénalité qui le désavantage pour les sessions futures
Automatisation : Un seul clic suffit pour valider la répartition finale optimale
Gestion du planning
L'administrateur peut créer et modifier le planning de deux manières complémentaires.
Création manuelle
Édition libre du tableau avec modification en temps réel. Un vérificateur intégré empêche les erreurs courantes.
- Blocage des doublons
- Empêche qu'un participant soit à deux endroits simultanément
- Empêche d'assigner un tuteur à un rôle interdit
- Alerte en cas de station incomplète
Génération automatique
L'algorithme ECOS‑Solveur (basé sur OR‑Tools) génère un planning optimisé automatiquement.
- Génération d'un planning optimisé en quelques minutes
- Règles modulables pour alterner les rôles des participants (médecin ↔ évaluateur) et limiter le nombre de tuteurs nécessaires
- Possibilité pour les tuteurs de s'entraîner en passant ponctuellement en rôle de médecin
- Respect automatique des contraintes de la session
Remplissage des grilles en direct
Suivi en temps réel du remplissage des grilles d'évaluation dans chaque station pour une visibilité instantanée.
- Progression des grilles par station et par évaluateur
- Détection des retards et des absences en cours de session
- Vue d'ensemble pour repérer rapidement les points de blocage
Gestion du chronomètre
L'administrateur configure et pilote le chronomètre centralisé qui synchronise toutes les salles.
Configuration
- Durée de chaque phase
- Enchaînement des phases
- Règles de pause
- Notifications et sonneries
Contrôle
- Démarrage immédiat ou planifié
- Pause/reprise en cours de session
- Ajustement des durées à la volée
- Signal de départ imminent
Affichages collectifs
Affichage amphithéâtre : Permet de projeter la liste des étudiants appelés pour le prochain créneau sur grand écran, pour fluidifier la rotation des participants.
Chronomètre mural : Affichage plein écran avec QR codes vers les vignettes ou affichage direct des stations intégrées.
Gestion des vignettes et évaluations
Création et importation
Les stations peuvent être créées directement dans l'application ou importées via un template Word standardisé, facilitant la création et la centralisation.
Éléments disponibles : Vignettes médecin, patient, grilles d'évaluation, images, données conditionnelles
Données conditionnelles
Certains éléments peuvent s'afficher selon des actions spécifiques : demandé par le médecin.
- Révélés en direct par le PS et/ou évaluateur
Analyse et statistiques
Toutes les grilles sont regroupées et exploitées pour dégager des analyses pédagogiques précises.
Analyses disponibles
- Taux de réussite par critère (ciblé et générique)
- Seuil global de réussite de la session
- Cohérence inter-évaluateurs
- Progression individuelle dans le temps
- Progression collective par promotion
- Performance par tag thématique
- Taux de régression sur certains critères
- Analyse de la pertinence (r²) et de la redondance (φ) de chaque critère
Export des données
Export possible en CSV ou autres formats pour archivage ou analyses externes avec des outils statistiques avancés.
Gestion des utilisateurs
- Administration des droits d'accès par organisation
- Validation des comptes autorisés par l'administrateur
- Export statistique des utilisateurs : nombre de sessions auxquelles chaque utilisateur a participé (en tant que tuteur ou étudiant), rôle associé et données utiles pour calculer les points de parcours.
Technique
Architecture technique
Backend
Firebase
- Authentication
- Firestore (base NoSQL)
- Realtime Database
- Cloud Functions
- Hosting
- Storage
Frontend
Technologies modernes
- HTML5 / CSS3
- JavaScript ES6+
- PWA (Service Workers)
- Responsive Design (tableau de bord et paramètres du chronomètre uniquement)
- Manrope
Algorithme
OR-Tools
- Résolution de contraintes
- Optimisation combinatoire
- Python backend
- API REST
Temps réel
Synchronisation
- Firebase Realtime Database
- Mise à jour instantanée
- Notifications email et push
Compatibilité et prérequis
Navigateurs supportés
Desktop
- Chrome / Edge (recommandé)
- Firefox
- Safari
Mobile
- Chrome (Android)
- Safari (iOS)
Prérequis
- Connexion internet stable (4G minimum, 5G ou WiFi recommandé)
- Navigateur moderne à jour (dernières 2 versions)
- JavaScript activé
- Cookies et stockage local autorisés
- Pour l'installation PWA : support des Service Workers
Sécurité et conformité
Conformité RGPD
- Consentement explicite pour les cookies
- Droit d'accès aux données personnelles
- Droit de rectification et d'effacement
- Export des données sur demande
- Durée de conservation limitée
- Hébergement européen (Firebase Europe)
Évolutions futures
Time-ECOS est en développement actif. Voici quelques fonctionnalités envisagées pour les prochaines versions :
Application native
Version mobile native iOS/Android pour performances optimales
Export PDF
Export des résultats, grilles et statistiques en PDF prêt à partager
Responsive sur tout le site
Améliorations d'adaptabilité pour tous les écrans (mobile, tablette, desktop)